Werkplek / kleine ruimte
Voor individuele werkplekken en kleinere ruimten wordt meestal gekozen voor gebruik van de eigen PC of laptop in combinatie met een webcam en speakerphone. Het gebruik van een beweegbare camera (PTZ) is in kleine ruimtes meestal niet noodzakelijk.
U kunt ook kiezen voor een all-in-one oplossing in de vorm van een kleine videobar waarin camera, microfoon en speaker zijn geïntegreerd. Deze kleinere videobars kunnen meestal niet zelfstandig verbinding maken maar moeten worden gekoppeld aan een PC of laptop. De Teams sessie wordt dan ook opgezet via het eigen account op de PC of laptop.
De goedkoopste oplossing voor de werkplek / kleine ruimten tot ca. 4 personen is een redelijke kwaliteit losse webcam samen met een goede speakerphone. Een wat hoogwaardigere oplossing is bijvoorbeeld de Konftel C20Ego of de Logitech Meetup.
Huddle Room
De term “huddle room” is de laatste jaren bij veel bedrijven ingeburgerd, met name in en na de corona-periode. De huddle room is een afgescheiden ruimte (soms ook niet meer dan een hoek in een grotere zaal) die specifiek is ingericht om met een klein groepje collega te kunnen (video)vergaderen. Vaak is de ruimte ingericht met een statafel of kleine zithoek met onmiddellijk daarachter een tv of monitor. Voor de huddle room zijn er verschillende oplossingen op de markt, van de eenvoudige webcam met een speakerphone tot de kleine en medium videobars. Sommige videobars en professionele camera kunnen zelf vaststellen hoeveel personen in een ruimte aanwezig zijn en richten en zoomen de camera in of uit zodat alle aanwezigen in beeld komen. Geschikte apparatuur: bv Logitech Group, Logitech Meetup, Yealink VC200, Konftel Cam10, Konftel Cam20.
Middelgrote vergaderruimte
Betreft het een ruimte voor maximaal ca. 10/15 deelnemers en een oppervlakte van maximaal ca. 30 tot 35m2, dan zijn er tal van goede oplossingen beschikbaar. Maar juist dan wordt een goede afstemming tussen de ruimte, uw wensen en behoefte en de uiteenlopende geschikte producten wel ingewikkelder. In deze grotere ruimte is een beweegbare camera (pan/tilt/zoom >PTZ) eigenlijk wel noodzakelijk.
En is een geïntegreerde oplossing in een videobar gewenst, of een verplaatsbare opstelling op een trolley? Zijn er extra microfoons en speakers nodig? Wilt u bij elke vergadering uw eigen PC of laptop gebruiken of moet het vergadersysteem zelfstandig kunnen opereren? Laat u bij twijfel vooral goed adviseren.
Voorbeelden van systemen voor dergelijke middelgrote ruimten: wederom de Logitech Meetup, de Logitech Rally Bar Mini, de Yealink VC200/210, de Poly Studio X30 of X50 etc etc. U kunt ook kiezen voor een aparte camera en goede speakerphone, bv voor de camera: Logitech Rally camera, de Konftel Cam20 of Cam50.
Voor de speakerphone: de zeer fraaie Jabra Speak810 of een ClearOne Chat 150, een Konftel 70 speakerphone.
Grote vergaderruimte
Voor nog grotere vergaderzalen vanaf ca. 30m2 en voor groepen vanaf ca. 10/15 personen worden de eisen aan de techniek steeds zwaarder en lastiger. Dergelijke zalen vragen meestal om systemen met meerdere microfoons en speakers en eventueel zelfs meerdere camera’s. Indien mogelijk kan wel worden gekoppeld met een al aanwezige vast geluidssysteem. De positionering van de deelnemers, de schermen, de aanwezige belichting en akoestiek van de ruimte vragen om een echte maatwerkoplossing. Een voorbeeld van een uitbreidbaar systeem voor middelgrote en grote vergaderzalen is de Logitech Rally Plus. Dit systeem kan uitgebreid worden tot 6 microfoons zodat ook een grote U-opstelling bedient kan worden.
Bij grotere ruimten wordt steeds vaker gekozen voor meer geavanceerde systemen waarin een soort mini PC is geïntegreerd. Deze systemen zijn dan een zelfstandig endpoint/gebruiker binnen Teams. Er is dan dus geen eigen PC of laptop nodig (al blijft het meestal mogelijk om het systeem ook als verlengstuk van de eigen PC te gebruiken). Alle merken hebben hiervoor inmiddels modellen voor beschikbaar. Zie bv de Logitech RALLY BAR MINI en de Yealink UVC40.
In middelgrote en grote ruimten is er behoefte aan een camera met een brede kijkhoek zodat zoveel mogelijk aanwezigen in beeld kunnen komen. Tegelijk kan er ook behoefte zijn aan een goede zoom mogelijkheid zodat specifieke sprekers beter in beeld gebracht kunnen worden. Uiteraard zijn gewone webcams hier niet toe in staat. Voor dergelijke ruimten zijn PTZ-camera’s met HD of 4K wel een minimaal vereiste. Het is zelfs denkbaar om meer dan één camera te gebruiken, al is dat in het gebruik wel ingewikkelder.
Sommige recente systemen en camera’s zijn zelfstandig in staat om de aanwezigen en eventueel ook de spreker in beeld te houden. Deze camera’s stemmen hun zoom af op de aanwezigen en kunnen de bewegingen van een spreker volgen.
Geluid is essentieel: speakers en microfoons
Verstaanbaarheid over en weer is bij videovergaderen eigenlijk nog veel belangrijker dan elkaar zien. Zonder geluid kunt u niet vergaderen, zonder beeld kan dat eventueel nog wel.
Wat betreft geluid is bij grote ruimten vaak behoefte aan meer dan één microfoon. Dat is bij verschillende grote systemen geen probleem, die kunnen worden verbonden met één en soms ook meerdere extra microfoons. Helaas zijn de microfoons voor webconferencing systemen nagenoeg altijd bedraad. Dus geen bluetooth of andere draadloze oplossingen. Dat maakt de plaatsing in grote zalen soms wel lastiger.
Dan wat betreft de speakers: sommige systemen beschikken over uitstekende eigen speakers met een groot volume. Maar vaak wordt gebruik gemaakt van de speakers van het grote scherm/TV. En bij een aantal systemen is het mogelijk een koppeling te maken met een eventueel in de zaal reeds aanwezig vast geluidssysteem.
